В подкасте «Работник месяца» каждый выпуск приглашают представителей интересных профессий — от оперных певцов до кузнецов и медийщиков. Ведущая Юля вместе с героями разбирается, за что на самом деле люди любят свою работу. Этот подкаст мы делаем в студии подкастов Red Barn. Делимся расшифровкой выпуска, в котором Ольга Кочкарева, программный директор конференций TECH WEEK и «Маркетплейсы», рассказала о том, как создать масштабную конференцию для бизнеса.

— Вы слушаете подкаст «Работник месяца». В студии Юля. Каждый выпуск ко мне приходят представители интересных профессий — от оперных певцов до кузнецов и медийщиков. Вместе мы разбираемся, за что на самом деле люди любят свою работу. Этот подкаст мы делаем в студии подкастов Red Barn. В подкасте «Работник месяца» — Ольга Кочкарева, программный директор конференций TECH WEEK и «Маркетплейсы». Ольга, здравствуйте!

— Здравствуйте!

— Есть у меня к вам очень много уточняющих и общих вопросов. Давайте разбираться во всем по порядку. Для начала расскажите, пожалуйста, о вашей работе и должности подробнее. Вообще, что входит в обязанности программного директора?

— Моя работа — это очень интересный и творческий путь по созданию контента наших конференций. Наши основные конференции — это TECH WEEK и «Маркетплейсы». Каждая из которых по принципу матрешки включает в себя огромное количество конференций.

Как это рассказать по-другому: конференция TECH WEEK, к примеру, — это трек о цифровых технологиях, о технологиях в целом, о том, что происходит современного в этом мире, мире автоматизации, цифровизации. И все в преломлении к бизнесу, то есть только практические вопросы.

Но практических вопросов может быть очень много: это и HR-технологии, и финтех-решения, и технологии работы с искусственным интеллектом и большими данными. И каждому из этих направлений у нас посвящена отдельная конференция, которая включает десятки докладов, различных мнений и отражает суть вопроса с разных сторон, которые будут полезны участникам процесса и очень-очень-очень применимы в их работе.

Но контент-конференции — это не только доклады. Это не только потоковые лекции. Это еще и большое количество спецформатов, которые мы включаем в нашу программу, чтобы посетителям, участникам нашей конференции было не только полезно, но и интересно провести время. Это менторские гостиные, карьерные консультации, участие в мастермайнде.

В этом году это даже будет техбаня. То есть действительно баня, которую можно будет посетить во время своего участия в конференции.

— В ней будет что-то особенное?

— Абсолютно точно. С одной стороны, это будет момент, когда можно вырваться из вот этого познавательного трека конференции и 2 часа провести в настоящей русской бане с вениками, парениями. Но в компании — что уникально — единомышленников. То есть людей, схожих с тобой по духу, по ценностям, по мыслям. Возможно, со схожими бизнесами. И, кроме того, наши спикеры — хедлайнеры нашей конференции — тоже примут участие в этом процессе. Представляете?

— Так. Вообще, если честно, не представляю даже, но мне кажется, что это очень классная задумка. Вы можете мне объяснить, в чем основная миссия конференций и в чем вы непосредственно видите свою основную задачу в этом процессе?

— Да. Мне кажется, конференция — это площадка, где встречаются единомышленники, для того чтобы ответить на множество своих вопросов. И наша миссия — создать вот это место, эту площадку. Сделать это общение, эту коммуникацию комфортной и обязательно полезной, познавательной, которая заложит дальнейший путь людей, которые к нам пришли.

О чем я говорю: может быть человек, у которого есть вопросы по бизнесу. Он, например, развился, нашел какую-то нишу, приложил уйму усилий и вышел на какой-то уровень дохода, и все. И дальше понятия не имеет, куда ему двигаться, что делать, какие технологии применять. И, посетив вот буквально два-три дня нашу конференцию, конференцию TECH WEEK, например, если он работает в этой области, он может получить уйму инсайтов, полезных именно идей для развития бизнеса. Также познакомиться с интересными, схожими по духу людьми и продолжить уже свой путь в бизнесе по совсем другой траектории.

Также это может быть человек, который очень много работает, — он руководитель отдела или руководитель подразделения в крупной компании. У него большая ответственность, и он, кроме работы, скажем так, не видит других возможностей для роста, развития. У него просто на это нет времени. И вот, выдернув себя из своей повседневной жизни и попав в атмосферу конференции, мне кажется, это идеальное место, чтобы и получить знания, и развеяться. Просто сменить обстановку и опять же уйти обратно в свою жизнь уже совсем другим человеком.

И вот наша миссия, как мне кажется, такие мероприятия создавать. Делать, чтобы конференция была не просто номинальной командировкой или какой-то галочкой в повышении квалификации, а толчком вообще в новую жизнь.

— Так. А конкретно ваша основная задача в чем заключается?

— Конкретно моя задача как программного директора и задача моей команды — отдела контента конференций — сделать именно наполнение вот этого процесса. То есть то, что участник будет слушать, будет видеть в расписании, тематики. Какие будут темы непосредственно на мероприятии — что он сможет изучить в моменте.

Вот это все делает мой отдел. То есть мы выбираем темы, составляем треки, ищем спикеров, ищем экспертов, которые смогут рассказать о том или ином вопросе, раскрыть его, поделиться опытом. И делаем то, что называется программой, таймингом или расписанием.

Кроме того, в нашей программе, как я уже говорила, есть большое количество спецформатов, в которых наши участники смогут принять участие помимо прослушивания докладов и участия, может быть, в практикумах, круглых столах.

Как раз таки наш отдел формирует всю эту повестку, ищет какие-то интересные активности, которые будут включены в программу. Тот же мастермайнд, например, который появится у нас в этом году. Мы сейчас разрабатываем этот трек, чтобы каждый участник смог не только послушать какую-то интересную информацию от экспертов и спикеров, но и смог обменяться опытом с коллегами. Покоммуницировать по поводу своей насущной проблемы, высказать мнение другим участникам процесса и послушать, что подскажут ему.

— Так, хорошо. Я прекрасно понимаю, что организовать такие масштабные мероприятия, такие масштабные конференции — это такая задача, непростая. Сколько людей задействовано в организации, какое количество людей вам помогает в работе?

— Да, у нас очень большая команда, потому что процесс очень похож на муравейник, где много-много действующих лиц и каждое отвечает за свой блок. Чтобы все работало как часы и чтобы все сложилось и получилось то, к чему мы стремимся.

То есть конференция на 5 тысяч человек, например, где только 500 экспертов, спикеров и других участников образовательного процесса. Здесь мы делимся на несколько, скажем так, подразделений. Тех, кто занимается «упаковкой» мероприятия. Кто работает с нашими участниками, клиентами — от того момента, когда у них только зародилась идея принять участие в конференции, до дня икс, когда они приезжают на площадку и погружаются в атмосферу самого мероприятия.

Также у нас есть люди, кто работает непосредственно на площадке. Это event-отдел, отдел контента, отдел работы с участниками. Где-то, наверное, 50/50 наша компания состоит из этих людей. Но, кроме того, так как процесс действительно очень сложный и в нем много-много-много мелких подзадач, мы всегда приглашаем, привлекаем людей, кто сможет помочь нам непосредственно в день мероприятия на площадке. Их может быть — наших хелперов, фрилансеров и волонтеров — порядка ста человек. Тогда наша команда превращается в 150 или 200 человек, кто творит все это дело. Такая вот огромная махина.

— Это безусловно, конечно. Можете тогда рассказать, как устроена вообще система организации ваших мероприятий? От момента зарождения сколько, допустим, проходит времени, этапов согласований и так далее до момента уже непосредственной реализации, куда заходят и фрилансеры, и волонтеры, и все ребята, о которых вы уже рассказали чуть ранее?

— Да, если мы говорим о большом мероприятии, как конференция TECH WEEK, — это 5 тысяч человек, 500 экспертов, — то от идеи до релиза может пройти 5–6 месяцев. То есть как это все происходит. От того момента, как идея появляется в головах у команды создателей — это как раз таки программная дирекция, основатель нашей компании, — конференция от идеи проходит этапы выбора тематик, направлений потоков, что будет происходить внутри. Дальше это переходит в отдел контента, где мы набираем спикеров, ищем, читаем, исследуем, подбираем лучшие материалы, перерабатываем огромное количество статей, публикаций, выступлений, анализируем материалы.

Кроме того, параллельно идет работа по «упаковке» всего этого на нашем сайте, чтобы участники и все желающие могли увидеть, что же их ждет. Что будет происходить в моменте, какое количество различных интереснейших локаций и спецпроектов будет происходить. Параллельно идет работа по сопровождению этого процесса, по консультированию участников, ответы на вопросы, которые возникают всегда.

Этот путь самый большой. Вот сейчас мы находимся как раз таки в середине пути. Если говорить про конференцию TECH WEEK, она у нас планируется в начале июня. Здесь и сейчас «кухня работает», варит вот прямо на полную мощность.

Когда остается неделя или две до мероприятия и все подготовительные мероприятия пройдены — площадка найдена, брендинг подготовлен, мы знаем, как будет выглядеть конференция, мы знаем, кто будет участвовать, мы знаем, кто будет выступать на сцене, какие будут форматы и активности, — остается время, чтобы все-все-все подготовить. Оформить все документы, подготовить все нужные инструкции, памятки, таблицы, схемы.

Это самый, конечно, горячий период, где важно не упустить ни одной детали, сохранять спокойствие и вообще балансировать в той области, когда многое может поменяться. Очень важно быть гибким в этот момент и готовым к тому, что что-то поменяется. Но наше, мне кажется, ключевое преимущество — что мы это делаем уже пятый год или шестой и можем сохранять такое ледяное спокойствие, холодную голову. Чтобы не удариться вообще ни в какие паники, все расставить по местам и чтобы это чудо произошло.

— Оля! Я вообще, если честно, слабо представляю, как вы умудряетесь такую огромную махину контролировать. Но тем не менее можете поделиться, что самое сложное и стрессовое в организации таких крупных конференций?

— Вообще, мне кажется, самое, скажем так, стрессовое — мы знаем, что к нам придет 5 тысяч гостей. И это огромная ответственность. То есть мы понимаем, что любой какой-то большой сбой может как-то повлиять на то, смогут ли люди попасть на мероприятие, насладиться всем этим процессом. Нам очень важно постараться все эти моменты предусмотреть. То есть большой-большой объем информации каждый из нас держит в голове и держит руку на пульсе, отвечая за большое количество событий, которые должны случиться.

Но всегда есть момент неопределенности. Например, предыдущая наша конференция проходила в ноябре. Как вы, может быть, помните, в конце октября был объявлен огромный локдаун и никто не знал, что будет дальше. Можно ли будет проводить мероприятие, как это все развернется. Ровно перед нашим мероприятием он закончился. Буквально за 10 дней мы организовали площадку. Организовали все меры предосторожности, максимально вложились в то, чтобы у нас все было безопасно, и все произошло. Но то, что это точно произойдет, каждый не знал на 100%.

То есть такие моменты, конечно, бывают. Ответственность огромная, и есть то, на что мы не можем повлиять. Но пока все всегда получалось и отлично срабатывало. Все молодцы!

— Оля! Вы можете мне тогда рассказать, какие вообще личностные качества воспитывает подобная работа?

— Во-первых, это, конечно же, стрессоустойчивость и гибкость мозга. Когда ты понимаешь, что нужно будет принимать решения быстро, четко и не противиться тому, что что-то может поменяться.

Кроме того, чтобы организовать такую махину, нужно хорошо организовывать себя. Мы стараемся использовать все, о чем рассказываем. То есть современные цифровые технологии, таск-трекеры, CRM-системы и прочие программы, чтобы наша жизнь, наша работа была в цифре и система помогала нам не сбиваться с пути. Поэтому, когда ты что-то организовываешь, конечно, ты должен быть хорошо организован сам.

Ну и третий пункт, о котором я скажу, — это горящие глаза и непрерывный процесс познания нового. Потому что, когда ты хочешь рассказать о том, что еще не произошло, но произойдет и какие технологии понадобятся, чтобы оказаться в этом первым, лучшим и самым технологичным, нужно быть в теме.

— Оля! Я уже поняла, что вы и ваша команда сохраняете холодный ум и рассудок и все с этим в порядке. Но я также понимаю, что в нынешней ситуации — она такая непростая и кризисная — у вас образовалось много вводных, каких-то новых задач. Или же для вас ничего не изменилось — никакой кризис уже не страшен и иммунитет к этому выработан?

— Конечно, для нас сложившаяся ситуация тоже была большим шоком. Мы приложили большое количество усилий для того, чтобы пересмотреть нашу программу мероприятий, конференций ближайших. Пересобрать их полностью с точки зрения актуального контента — антикризисной составляющей, импортозамещения и прочих вводных, которые нам дает новая реальность.

Но для нас это, конечно, возможность для того, чтобы проанализировать, насколько актуальный мы даем контент, насколько он сейчас нужен людям и насколько он поможет им двигаться дальше. То есть для нас это была такая большая встряска. Мы, соответственно, постарались это сделать в максимально короткие сроки. Где-то 200 спикеров высказали нам свое мнение и свой план действий на ближайшее время, чтобы мы смогли включить это все в программу и актуализировать нашу программу в текущих реалиях.

Внутри своей компании мы тоже пересмотрели те направления, о которых мы говорим. Перераспределили людей на те объекты, проекты, которые сейчас актуальны, и двигаемся дальше.

— Сможете ли поделиться самыми яркими впечатлениями или воспоминаниями от предыдущих конференций, которые были уже вами сделаны и сделаны прекрасно? Что вас потрясло больше всего?

— На самом деле, для меня как для программного директора тем не менее было большим открытием, насколько интересные выступления включены в нашу программу. Насколько интересных спикеров мы находим и какой уникальный контент они дают.

Прошлый раз, например, у нас были такие люди, как основатель Hoff или основатель CloudPayments, которые со сцены говорили, может быть, несколько слов, но которые попадали прямо в самое сердечко.

Особенно мне запомнились мысли, как рассказывал один из наших экспертов, который вообще родился и вырос в довольно небольшом городе Ульяновске. В свои 30 лет, скажем так, оказался в Силиконовой долине, и сейчас он основатель игровой студии и разрабатывает игры. Как он рассказывал о том, как им удается достигать таких результатов в работе с киностудиями мировыми, для меня было вообще огромным инсайтом и потрясением.

Когда человек, скажем так, в приватной беседе или даже со сцены рассказывает, что его разработчики уделяют определенное количество часов в день развитию не своих скиллов, может быть, в программировании, кодировании, а они медитируют, занимаются собой. То есть приводят свой ум и тело в порядок. И это позволяет им усилить свою продуктивность в рабочее время и добиться тех результатов, которых конкуренты даже не предполагают.

Для меня это было огромным инсайтом. Я пересмотрела в какой-то степени свою жизнь и свой день. Из таких моментов, мне кажется, складывается каждая конференция. Они и приятные, и интересные, и очень познавательные.

Конечно, классно было наблюдать, как у нас были магшоты в виде ламы. Или женщина-кошка, которая между участниками так же слушала, можно сказать, эту же лекцию, делала какие-то заметки. Эта атмосфера праздника, конечно, дает много положительных воспоминаний.

— Ну, я думаю, да. Наших живых человеческих классных эмоций не отменить, и они всегда радуют душу. Отдельная строка в списке ивентов на ваших конференциях — это нетворкинг. Это очень важная часть, вы о ней уже немножечко рассказали. Но зачастую это также сложный в организации аспект. Поделитесь секретами, как организовать нетворкинг так, чтобы он был эффективным и полезным для участников? «Мне для галочки», как вы говорили ранее.

— Мне кажется, это вообще то, за чем люди идут на конференции. То есть сейчас огромное количество контента можно услышать в интернете, на каких-то онлайн-курсах. Если не хватает знаний, можно, скажем так, эту потребность восполнить.

У нас, во-первых, и контент идет, скажем так, от первого лица. То есть у нас участвуют представители компаний с большими финансовыми результатами, и они делятся именно своими наработками. То есть прямо из-под ножа, от первых лиц то, что они применяли вчера буквально или позавчера и получили суперрезультаты. Но, кроме того, со всеми этими людьми можно пообщаться. Мне кажется, это то, что делает посещение наших мероприятий особенно актуальным и полезным.

Как это можно сделать: у нас подготовлено большое количество нетворков в рамках конференции, в которых может поучаствовать каждый посетитель. Это и спид-нетворкинг, где в формате спид-дейтинга в течение одного часа люди по 2 минуты общаются с каждым участником этого процесса. За час успевают пообщаться, рассказать о себе, послушать о другом с десятью людьми. В конце у них остается по 3–4 полезных контакта, визитки у каждого. Это такой мини-экспресс — спид-дейтинг, только на бизнесовую тему.

Кроме того, у нас всегда действует формат Random Coffee, когда еще до начала конференции тебя подключают к определенному чату. Программа по соответствующим алгоритмам выбирает тебе из участников конференции человека по интересам, с которым ты можешь встретиться еще до мероприятия — попить кофе, пообщаться, нащупать моменты для взаимодействия.

Кроме того, на самой конференции у нас есть такая супервещь, как приложение, где все участники зарегистрированы. Есть о них информация, фото, то, что они размещают о себе. Можно найти интересных людей, выбрать и назначить встречу. Пообщаться, встретиться во время конференции или после и продолжить свое общение.

То есть форматов много. Это прям очень важная часть, максимально популярная на конференции. Я думаю, что она очень полезна людям.

— В общем, вы делаете ставку на живое общение, на взаимодействие спикеров и гостей друг с другом?

— Да, и это как раз таки то, куда мы развиваемся, как я уже говорила. В этот раз у нас добавляются еще и такие нетворки, как мастермайнд и баня. Такого еще не было.

— Вы еще кое о чем не рассказали, а я спрошу. На конференциях TECH WEEK и «Маркетплейсы» проводятся также афтерпати. Правильно?

— Конечно. Да.

— Я уверена, что это отдельная, особенная часть вашей работы. Расскажите, пожалуйста, о них подробнее.

— Афтерпати — это такое своеобразное завершение конференции. Когда ты после двух активных дней, когда с утра до вечера у тебя были тонны полезного контента, нетворков и различных активностей, просто погружаешься в атмосферу вечеринки. Но не в каком-то непонятном месте, а вместе со своими людьми, с кем ты схож по ценностям, по планам, по целям. С кем ты проводил свой такой бизнес-путь, и можно продолжить его в неформальной обстановке.

Наши афтерпати — они очень разные по настроениям. У нас есть и квизы, и казино, и различные другие активности в формате именно афтерпати, вечеринки. Периодически мы даже приглашаем супер VIP-гостей и звезд, чтобы они разбавили все это своими выступлениями. Это, конечно, не уходит из памяти людей и очень здорово проходит.

— Я просто смотрела много видео как раз таки, где все в режиме какого-то такого легкого и приятного отдыха. Вот этих эмоций на лице ваши гости и участники не скрывают. На это очень круто смотреть, прямо заражаешься этой атмосферой тут же. У организаторов, я так понимаю, тоже есть своя автопати, где вы празднуете закрытие конференции и отдыхаете от проделанной работы. Так ли это?

— Конечно, автопати для нашей команды — это очень важная часть. Представляете, мы полгода работали. Все из разных уголков нашей страны — и не только из нашей страны. И вот в этот день мы съехались вместе, мы так рады друг друга видеть. Мы проделали большой путь. Сделали огромную большую работу и провели такое масштабное мероприятие. Нам обязательно нужно выдохнуть.

У нас вообще в компании такая очень дружеская атмосфера, довольно легкая. Нет какой-то сильной субординации. К каждому участнику процесса можно обратиться на «ты». Естественно, без каких-то предварительных преград и препон. Поэтому мы ходим вместе на квесты, на квизы, на кулинарные мастер-классы, играем в боулинг, катаемся на коньках. То есть проводим вот этот день, это автопати, как будто бы еще веселее, чем саму конференцию. Здорово, на самом деле!

— У участников TECH WEEK есть возможность получить доступ к приложению. Это довольно интересный и необычный бонус. Расскажите, пожалуйста, о нем подробнее.

— Да. Я чуть-чуть уже затронула ту часть, что в нем можно посмотреть на тех, кто проводит время вместе с тобой на конференции — на участников, на спикеров, экспертов. Также это вообще календарь в кармане, центр управления полетом, где есть все, что происходит вокруг. То есть расписание докладов, можно добавлять доклады в избранное, составлять свой индивидуальный трек — куда ты пойдешь вначале, куда потом. Можно договариваться о встречах, можно смотреть, какие активности еще есть впереди, когда они опять же проходят, что это будет. То есть все-все, что происходит на конференции, есть уже с тобой в приложении. Супервещь!

— Удобно. Поделитесь, пожалуйста, если это возможно, если это не секретик, к чему вы будете стремиться дальше и есть ли какие-то планы на развитие?

— Да, конечно. Наш процесс очень творческий. Мы не стоим на месте, и планы у нас очень большие. У нас есть огромное количество тем, которые пока не вмещаются в нашу конференцию на 8 тематических потоков.

Кроме того, в этом году мы смотрим и на международный рынок. То есть планов очень большое количество. Дальше будет еще интересней.

— Оля! Я в финале нашего подкаста практически всегда проговариваю одну и ту же фразу и не могу, конечно же, не проговорить ее вам. Есть ли какой-то вопрос, который я не задала, но вы бы очень хотели на него ответить?

— Мне кажется, я уже ответила. Вроде все рассказала.

— Отлично! Это все, чего бы я хотела от вас добиться. Я вас благодарю. Вам хорошего дня!

— Спасибо!

— В подкасте «Работник месяца» — Ольга Кочкарева, программный директор конференции TECH WEEK и «Маркетплейсы». Мы обязательно услышимся. Пока.