Стремиться успеть все — одна из основных ошибок тайм-менеджмента. Выполнить все невозможно, однако вполне реально сделать главное. Но и здесь возникают трудности, ведь кажется, что многое имеет значение! Это не так. Делимся советами о том, как расставлять приоритеты.

Исключить лишнее

Прежде чем расставить приоритеты, стоит пересмотреть все долгосрочные и краткосрочные цели, задачи и отказаться от ненужного. Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает составить «список того, что нужно прекратить делать». Для этого нужно обдумать каждый пункт в ваших планах и честно ответить на вопросы:

  • Актуально ли это до сих пор?

  • Что будет, если от этого отказаться?

  • Как делать это быстрее?

  • Что мне это дает?

  • Является ли эта цель или задача подлинной, а не навязанной извне?

Например, вы решили заняться йогой, потому что это популярно, однако на самом деле вам не так интересна эта деятельность и вы бы хотели попробовать другой вид физической активности.

Ответить на главный вопрос

Идея этого способа в том, чтобы тратить минимум ресурсов и получать при этом максимум. Авторы книги «Начни с главного» Гэри Келлер и Джей Папазан рекомендуют периодически задавать себе вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы все остальное стало проще или вообще не нужно?» Выбрать можно только один вариант. Ответ помогает конкретизировать и исключить ненужное.

Матрица Эйзенхауэра

Этот распространенный инструмент помогает расставить приоритеты для рутинных задач, но он не применим для постановки стратегических целей. Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов (A, B, C, D), по которым вы распределяете дела, ориентируясь на две характеристики — важность и срочность:

  • Важное и срочное — A

  • Важное, но несрочное — B

  • Неважное, но срочное — C

  • Неважное и несрочное — D

Запишите в каждый квадрат дела в соответствии с параметрами. От того, что поместилось в ячейку D, можно сразу отказаться. Стоит обратить внимание на ячейку C: в ней находятся срочные, но неважные дела. Почему они не имеют значения, однако требуют сиюминутного разрешения? Возможно, некоторые из них стоит перенести в ячейку D. Ваш фокус стоит направить на то, что написано в квадрате A. К остальным делам можно переходить постепенно.

Квадрат Декарта

Когда вы определили, казалось бы, наиболее важные и срочные дела, их может быть по-прежнему много. Проверить значимость помогает квадрат Декарта, о котором говорилось в книге «Бизнесхак 2.0».

Ответьте на четыре вопроса:

  • Что будет, если это произойдет? (Плюсы от выполнения)

  • Чего не будет, если это произойдет? (Минусы от выполнения)

  • Что будет, если этого не произойдет? (Плюсы от невыполнения)

  • Чего не будет, если это не произойдет? (Минусы от невыполнения)

Благодаря ответам на эти вопросы вы осознаете последствия как выполнения, так и выполнения, а также сможете оценить степень срочности.

Стратегия ABCDE

Мировой эксперт в области психологии Брайан Трейси не раз рекомендовал метод расставления приоритетов ABCDE в консультациях и книгах. Суть в следующем: составьте список дел, которые нужно выполнить за ближайший месяц. Каждой задаче присвойте статус или же распределите в определенный столбик.

Задачи А — наиболее важные

Это ключевые задачи, невыполнение которых чревато неприятными последствиями. Если же их слишком много, распределите их в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, о которой говорилось выше.

Задачи B — имеют меньшие последствия

К таким задачам относятся те, к которым вы перейдете после блока А. То есть они имеют значение, однако степень срочности и важности ниже. Задайте себе вопрос: «Могу ли я сделать это завтра, на следующей неделе?» Если ответ положительный, смело присваивайте ей статус B.

Задачи С — не имеют последствий

Задачи типа С — это те задачи, которые желательно выполнить для улучшения чего-либо. В то же время, если вы их не выполните, хуже не станет.

Задачи D — можно делегировать

Задачи D можно кому-нибудь поручить. Это помогает высвободить время для всех предыдущих задач. Например, вместо передачи документов коллеге лично отправьте курьера.

Задачи E — то, от чего стоит отказаться

Задачи типа Е не имеют ни положительных, ни негативных последствий как от их выполнения, так и от невыполнения. То есть они совершенно не влияют на вашу жизнь, следовательно, незначительны и их можно исключить.

Дополнительные рекомендации

Планируйте в тишине и спокойствии.

Пусть вас ничто не отвлекает в этот момент, а ваше эмоциональное состояние будет спокойным: так вы не будете принимать необдуманных решений.

Придерживайтесь правила 10/10/10.

Прежде чем принять решение, спросите себя: Как я отнесусь к этому через 10 минут? Через 10 месяцев? Через 10 лет?» Например, если вы отказываетесь от какого-то занятия, будете ли вы об этом жалеть?

Будьте добры к себе.

Можно поставить 100 целей в месяц, запустить несколько проектов, улучшить иностранные языки, научиться лепить горшки и установить беговые рекорды, а потом выгореть. Тогда все окажется бессмысленным, а вкус к жизни будет потерян. Не забывайте о том, что здоровье тоже может быть в приоритете и отдых — не менее необходимый пункт в вашем списке, чем какая-то другая деятельность.

Иллюстрация: Anton Matyukha / Depositphotos.com