Что значит «быть продуктивным»? Постоянно работать, все успевать, быть многозадачным? Подобные ложные установки приводят к переработкам, эмоциональному выгоранию, потере мотивации. Все-таки быть продуктивным и занятым — два состояния, в которых вы получаете совершенно разные результаты. Т&Р развеивают 10 мифов о продуктивности, которые мешают достигать поставленных целей.

Одно из распространенных заблуждений о продуктивности связано с тем, что результат напрямую зависит от количества отработанных часов. Однако можно выполнять одну задачу в течение всего дня и не достигнуть поставленной цели, а большая часть времени будет потрачена впустую из-за регулярных отвлечений. Первое, что стоит сделать, прежде чем приступить к выполнению, — это определить четкую цель этой задачи и показатели, по которым можно будет измерить результат.

Быть занятым и продуктивным — совершенно разные понятия. Если вы сталкиваетесь с тем, что постоянно работаете, а дел меньше не становится, стоит проанализировать приоритеты и понять, на что вы тратите время. В течение нескольких дней записывайте, сколько минут или часов ушло на выполнение той или иной задачи, а также фиксируйте, что вас отвлекало. Посмотрите, какие из этих дел были менее приоритетными, но заняли много времени, а какие вы не успели выполнить вовсе.

Обычно многозадачность понимается как выполнение нескольких действий одновременно. Однако в действительности вы переключаетесь с одной задачи на другую. При этом ваше внимание рассеянно, вы не успеваете сконцентрироваться и довести дело до конца. В исследовании, проведенном в Университете Лондона, ученые провели эксперимент, который показал снижение уровня IQ у многозадачных людей. Не забывайте о принципе Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 20% результата поглощают 80% усилий.

Больше не значит лучше. Продуктивный человек умеет делать регулярные перерывы, чтобы восстановить запас энергии. Можно попробовать известную технику pomodoro, которая предлагает делать паузы через каждые 25 минут. Согласно данным других исследований, на одну задачу необходимо тратить 52 минуты и затем делать перерыв на 17 минут. Пробуйте различные подходы и выбирайте наиболее комфортный для вас режим. Если забываете о необходимости перерывов, ставьте напоминание на телефоне.

Правильное планирование с расстановкой приоритетов необходимо, но в то же время следует оставаться гибким и быть готовым корректировать план. Чтобы не позволить форс-мажорам ввести вас в состояние стресса, постепенно учитесь оценивать непредвиденные ситуации с помощью следующих вопросов:

  • Что произошло конкретно и каковы возможные причины?

  • Как это влияет на работу или на вас в данный момент?

  • Требует ли проблема сиюминутного принятия мер?

  • Требуется ли вам помощь?

Ответив на эти вопросы, можно переходить к планированию и (при необходимости) корректировке действий.

Стимулирование сотрудников посредством повышения заработной платы носит краткосрочный эффект и является далеко не единственным способом повысить продуктивность. Согласно исследованию Aon’s Trends in Global Employee Engagement Survey, повышение зарплаты не было главной движущей силой. На это влияли такие факторы, как возможности карьерного роста и репутация бренда.

Мгновенные реакции на сообщения и звонки, сиюминутные действия не говорят о вашей продуктивности. В первую очередь необходимо оценить, насколько срочно нужно выполнить задачу, понять ее приоритетность и только потом приступать к конкретным действиям.

Успеть все невозможно, однако в ваших силах справиться с приоритетными задачами и выполнить их качественно. В книге Дэвида Хорсагера «Час тишины» рассказывается о стратегии СВД, предполагающей повысить результативность и при этом делать меньше. Автор предлагает действовать по следующему алгоритму:

  1. Написать на стикере самую важную цель, которую необходимо достигнуть в ближайшее время.

  2. Далее пропишите пять дел, которые помогают достигнуть этой цели.

Так вы определите приоритетность и не будете тратить время на действия, которые отдаляют от поставленной цели.

Ранний подъем не гарантирует, что вы успешно справитесь с поставленными задачами, так как такой режим подходит далеко не каждому. Следует отталкиваться от особенностей своего организма и не действовать вопреки ему, иначе вы будете быстро уставать и терять способность концентрироваться.

Определите свои часы наибольшей активности самостоятельно, проведя эксперимент. В течение недели выполняйте привычную для вас рабочую или учебную задачу в период с 9 до 12 и с 16 до 19, отмечайте, в какое время дня вам легче справляться с ней, а в какое, наоборот, затруднительно. Проследите общую тенденцию и определите часы вашей продуктивности. Исходя из этих особенностей, планируйте свой день.

Рекомендации успешных людей могут вдохновлять и побуждать к действиям. Однако не спешите сразу же применять их в своей жизни и тем более расстраиваться, если вы последовали этому совету, а желаемого результата не получили. Не забывайте о том, что у вас другие особенности восприятия, условия для обучения и работы, и адаптируйте техники и методики под себя.