Увольнять сотрудников нелегко в любой ситуации, однако особенности удаленной работы и необходимость дистанционного увольнения усложняют процесс. При этом по мере увеличения количества удаленных сотрудников подобная практика становится все более распространенным явлением. Чтобы защитить бизнес и компанию от любой правовой реакции, важно полностью продумать процесс и понимать передовые методы увольнения удаленных сотрудников. Сделали адаптированный перевод инструкции в издании Business News Daily — о том, что делать до, во время и после увольнения сотрудника.

Как подготовиться к удаленному увольнению сотрудника

Если вы решили завершить рабочие отношения с удаленным сотрудником, прежде чем проводить фактическое увольнение, важно привести в порядок сопутствующие моменты. Одним из первых шагов станет разговор с ИТ-отделом или ответственными людьми, чтобы запланировать день и время, когда будет закрыт доступ сотрудника к любым онлайн-программам, связанным с работой: к корпоративной почте, облачному хранилищу, общим инструментам визуализации и т. д. Также есть смысл организовать удаление профиля сотрудника с любых внутренних и внешних сайтов компании, если они есть, а также проследить, чтобы любые другие официальные связи между компанией и сотрудником прекратились, как только произойдет увольнение.

Только теперь наступает время для принятия важных решений. Вот аспекты, о которых необходимо подумать:

  • Кто будет присутствовать при увольнении?

Назначение человека, которые будет выступать в роли докладчика новостей об увольнении, а также определение лиц, которые будут при этом присутствовать, — вопрос, который необходимо решить, прежде чем двигаться дальше. Обычно наиболее подходящим представителем является непосредственный руководитель сотрудника. Также на встрече должен присутствовать представитель отдела кадров и, возможно, юрист. Наличие на заключительном собрании более одного человека означает, что решение было коллективным — это также обеспечивает присутствие свидетелей, которые смогут подтвердить процесс фактического увольнения.

  • Как создать официальное письмо о расторжении договора?

Письмо о расторжении договора является важным документом, и его содержанию следует уделить особое внимание по трем причинам. Во-первых, его тон и содержание усиливают сообщение о том, что трудовые отношения закончились. Во-вторых, оно может стать доказательством в судебном процессе. В-третьих, уволенный сотрудник может публиковать выдержки из письма вне контекста в своих социальных сетях, нанося тем самым ущерб репутации вашей компании. Учитывая вышесказанное, в вашем письме должно быть максимально четко указано, что трудовые отношения с сотрудником прекращаются, а также описаны любые компенсации или льготы, которые он может получить.

  • Как следует оформлять письмо об увольнении?

Указание конкретной причины увольнения, например невыход на работу, может привести к защитной реакции со стороны сотрудника, публичному оспариванию мер и заявлениям о несправедливости. Одна из стратегий, которая является честной, но дипломатичной, — это заявление вроде «Прекращение рабочих отношений в интересах бизнеса». Оно лаконично и избавляет вас и уволенного сотрудника от затяжного и в некоторых случаях раздражающего разговора, который может распространиться и на других ваших сотрудников.

По юридическим и логистическим причинам также следует установить сценарий разговора, а также стандартные ответы на все то, что потенциально может сказать сотрудник. В сценарии должно быть прямо указано, что решение необратимо. Самый простой способ донести новость об увольнении — отрепетировать содержание письма, но представить его сотруднику в разговорной форме.

  • Что сказать внутри и, если нужно, внешне?

В зависимости от того, кем является уволенный человек и какова его роль в компании, может потребоваться выпустить внутреннее заявление для членов команды. Главное правило — не вдавайтесь в подробности того, почему сотрудника уволили. Просто сообщите другим, что человек больше у вас не работает и что вы цените его вклад в развитие компании. Для тех, кто работал в тесном контакте с ушедшим сотрудником, вы можете запланировать виртуальные встречи с непосредственным руководителем, чтобы обсудить дальнейшее течение рабочих процессов.

Ключевой вывод: принятие надлежащих мер для подготовки к удаленному увольнению имеет решающее значение. Все ваши документы об увольнении должны быть в порядке, необходимо назначить конкретного представителя и подготовить сценарий, в котором будет подробно и дословно описываться то, что нужно сказать на встрече.

Как провести удаленное увольнение

Процесс прекращения работы с человеком требует сочувствия, даже если у вашей компании есть веские причины для его увольнения. К сожалению, сообщение подобных новостей через видеоконференции представляет дополнительное препятствие. Когда мы общаемся лично, то благодаря тому, что нейробиологи называют зеркальными нейронами, мы передаем эмоции — что называется, в комнате можно буквально почувствовать грусть, напряжение, удивление.

Поскольку в данном случае новости об увольнении доставляются удаленно, те, кто их транслирует, должны имитировать личное общение, установить все «сигнальные системы», чтобы задать серьезный, но заботливый и уважительный тон разговора. Названные сигнальные системы включают надлежащее освещение для каждого говорящего, профессиональную одежду, нейтральный язык тела, использование жестов рук, соответствующую мимику и медленный темп разговора. Последнее особенно необходимо, поскольку для многих людей увольнение — это большой шок.

Встреча должна начаться с благодарности сотруднику за то, что он на ней присутствует, после чего следует сообщить, что компания сочла необходимым его уволить. Важно тонко подчеркнуть, что это решение уже принято и необратимо. Сценарий разговора должен охватывать все элементы, включенные в письмо о расторжении трудовых отношений, копия которого должна быть отправлена сотруднику после разговора, — об этом также нужно сообщить. Если сотрудник задает вопросы или возражает, следует зачитывать только заранее утвержденные ответы на его возможные реплики. Не отклоняйтесь от составленного письма об увольнении. После того как сотрудник примет решение, может быть введен вопрос о формальном процессе выведения человека из должности и передаче дел. […]

Материалы, которые вам понадобятся

Чтобы успешно провести удаленное увольнение (с должным уважением ко всем сторонам), вам потребуются некоторые материалы:

  • Контрольный список собственности компании. Важно отметить, что из того, чем пользовался сотрудник для работы, принадлежит компании, а что — физическому лицу. Контрольный список предотвратит путаницу и разрешит возможные споры.

  • Данные о выходном пособии. Не все увольнения требуют выходного пособия, но когда оно оправданно, оно должно быть готово к немедленной обработке или в соответствии с условиями трудового договора.

  • Официальное подтверждение расторжения трудовых отношений. Как правило, сотрудник подписывает документ, подтверждающий окончание работы и выполнение всех связанных контрактов. Когда увольнение происходит удаленно, необходима подписанная цифровая форма этого подтверждения.

Ключевой вывод: удаленное увольнение не учитывает эмоции, которые можно выразить во время личного разговора, поэтому по возможности используйте мягкие жесты и мимику, передающую сочувствие.

Как вести себя после проведения удаленного увольнения

После завершения встречи по увольнению используйте следующий контрольный список, чтобы убедиться, что оборудование было возвращено, доступ к ресурсам компании был отменен и что компания находится в безопасном положении на случай, если недовольный сотрудник решит отомстить бизнесу:

  • Причитающиеся бывшему работнику денежные средства были выплачены, а письмо об увольнении отправлено по почте.

  • Все электронные соединения были отключены.

  • Все оборудование, предоставленное в аренду сотруднику, было возвращено.

  • Профиль сотрудника был удален с сайта и из любых документов компании.

  • Вы распространили внутреннее заявление и/или провели какие-либо виртуальные встречи, чтобы уведомить других сотрудников о расторжении договора.

  • Вы предоставили контактную информацию ответственных представителей из отдела кадров, чтобы они могли ответить на любые вопросы и решить проблемы, которые могут появиться у оставшихся сотрудников.

  • Вы отозвали доступ к бизнесу (ключи, карты, коды доступа к системе безопасности), а также ко всему программному обеспечению (включая учетные записи в социальных сетях компании), к которому у сотрудника был доступ.

  • Вы продолжаете отслеживать любые публичные комментарии, сделанные бывшим сотрудником, и подготовили ответ для публикации в средствах массовой информации и социальных сетях на случай, если в связи с увольнением сотрудника вы получите негативную огласку.

Ключевой вывод: у вас должен быть контрольный список пунктов, выполнение которых вы отслеживаете до, во время и после увольнения сотрудника. […]

Что должно включать правовое исследование

Теоретически увольнение сотрудников может произойти в любой момент. Как обычно, сотрудник не сдал отчет в установленные сроки и вся работа остановилась — почему бы просто не решить проблему сразу же? Но это строго не рекомендуется.

Увольнение — это процесс со множеством движущихся частей, и для того чтобы все было сделано правильно, все эти части должны слаженно работать вместе.

В процессе увольнения важно сотрудничать с эйчарами и юристами, чтобы убедиться, что все ваши шаги верны и вы учитываете все возможные последствия. Вот контрольный список для проверки законности увольнения:

  • Существуют ли специальные законы о том, как должно проводиться увольнение? Что в них написано?

  • Есть ли у сотрудника какие-либо особые средства защиты от увольнения, которые необходимо учитывать?

  • Задокументированы ли у вас все действия и попытки по улучшению ситуации, если вопрос об увольнении назревал какое-то время и были попытки решить его иным образом?

  • Какое вознаграждение необходимо выплатить работнику? Будет ли он иметь право на пособие по безработице?

  • Является ли сотрудник членом профсоюза?

Ключевой вывод: увольнение сотрудника никогда не должно производиться в спешке, необходимо учитывать множество юридических вопросов — убедитесь, что вы это сделали, прежде чем приступать к любому увольнению.

Увольняя человека, особенно дистанционно, важно сохранять нормальный человеческий контакт. Нет ничего более оскорбительного для увольняемого сотрудника, чем услышать фразу из разряда «Ничего личного». Возможно, эта ситуация для вас и не личная, но это совсем не так для человека, теряющего работу. Если увольнение вызвано финансовыми соображениями бизнеса, объясните это и предложите дать хорошую рекомендацию, чтобы помочь человеку в поиске работы. Если увольнение связано с рабочими результатами, кратко опишите причины решения. Нет необходимости вдаваться в подробности: человек, которого увольняют за недостаточную производительность, обычно знает или догадывается, что пошло не так.

Приступайте к разговору, понимая, что сотрудник вполне может воспринять такие новости как личное обвинение, почувствовать себя некомфортно, тревожно, эмоционально. В ответ на его эмоции вы должны включить весь свой эмоциональный интеллект на максимум — и оставаться доброжелательным, что бы ни происходило.