Асинхронная коммуникация: настоящая причина рабочей продуктивности

Асинхронное общение — важный фактор продуктивности команды, независимо от того, удаленная она или нет. Возможно, кого-то это удивит, но асинхронный режим не только более эффективен, но также позволяет людям выполнять более значимую работу и жить более свободной и полноценной жизнью. Разбираемся, с чем это связано, и рассказываем, как сформировать асинхронную культуру общения, которая будет давать результаты.

Практически все исследования удаленных команд показывают одно: сотрудники, работающие из дома, более продуктивны, чем их коллеги в офисе. Но все же не совсем понятно почему. Да, люди возвращают себе время, избегая поездок на работу в час пик и отвлекающих факторов в офисе. Да, они восстанавливают контроль над своими рабочими днями, и у них остается больше времени на семью, друзей и хобби. Однако, кроме, пожалуй, поездок на работу, все эти преимущества не обязательно являются результатом переезда с офисного стула в домашнее кресло, а скорее побочным эффектом асинхронного взаимодействия, которое позволяет сотрудникам самостоятельно контролировать время общения со своими товарищами по команде.

Что такое асинхронная коммуникация?

Простыми словами асинхронная коммуникация — это когда вы отправляете сообщение, не ожидая немедленного ответа. Например, вы отправляете электронное письмо коллеге, а он открывает его и отвечает на него через несколько часов. Напротив, синхронная коммуникация — это когда вы отправляете сообщение и получатель немедленно обрабатывает информацию и дает ответ. Личное общение, как и совещания, — это примеры чисто синхронного общения. Однако цифровые формы общения, например обмен сообщениями в мессенджере в реальном времени, тоже могут быть синхронными. Даже электронная почта в основном рассматривается как синхронная форма общения: исследование, проведенное Yahoo Labs в 2015 году, показало, что среднее время ответа по электронной почте составляет всего 2 минуты.

Тем не менее, кажется, настало время подвергнуть сомнению привычные, в основном синхронные способы работы и общения. В конце концов, если сотрудники работают более продуктивно, находясь вне офиса, значит, с современным рабочим местом что-то не так.

Тенденция к почти непрекращающемуся общению означает, что средний работник умственного труда должен организовывать свой рабочий день вокруг нескольких встреч, а время между ними проводить, постоянно отвлекаясь на электронную почту и мессенджер. Еще хуже то, что развитие мобильных технологий перестало ограничивать рабочее общение физическим присутствием на рабочем месте или рабочим временем. Мы имеем возможность проверять электронную почту и отвечать на сообщения в любое время дня и ночи, и мы действительно делаем это. Как итог, современный человек практически никогда не выходит полностью из рабочего графика. И этот высокосинхронный способ коммуникации был бы понятен, если бы он давал результаты, но появляется все больше свидетельств того, что такое общение в реальном времени затрудняет сосредоточение и истощает умственные ресурсы сотрудников.

Эксклюзивное исследование сферы корпоративного обучения в России: тренды, практики, инструменты. Опыт 70 компаний совокупной командой 800 000 сотрудников. Скачать бесплатно прямо сейчас.

В чем заключаются ключевые проблемы синхронного общения?

• Приводит к постоянным перебоям в работе. Даже малейшие перерывы отвлекают внимание людей и усложняют достижение значимого рабочего результата. Действия, требующие концентрации, такие как кодирование, написание, проектирование, выработка стратегии и решение проблем, требуют длительных периодов глубокой и целенаправленной работы. Синхронное общение делает невозможным создание больших непрерывных отрезков времени в течение рабочего дня.

• Ставит во главу угла связь, а не продуктивность. Среда реального времени стимулирует оставаться на связи и быть всегда доступным. Если вы вдруг отключитесь, обсуждения продолжатся еще до того, как вы сможете на них ответить или даже их увидеть. Чтобы не упустить важные решения и обсуждения, люди стараются всегда быть онлайн и участвовать в как можно большем количестве разговоров, что вредит не только благополучию, но и производительности.

• Создает ненужный стресс. Ожидание, что сотрудник будет в постоянной доступности, означает, что работники не могут самостоятельно контролировать свое расписание. Они проводят свои рабочие дни, реагируя на запросы, вместо того чтобы заранее определять свою повестку дня. Часто люди компенсируют время, потерянное из-за перерывов в работе, пытаясь работать быстрее, что приводит к стрессу, разочарованию, еще большей нехватке времени и усталости. Такой тип синхронной культуры общения может быстро привести к выгоранию.

• Приводит к более низкому качеству обсуждений и неоптимальным решениям. Когда нужно ответить немедленно, у людей нет времени, чтобы тщательно обдумать ключевые проблемы и дать вдумчивые ответы. Первый ответ на ту или иную ситуацию зачастую не самый лучший.

Преимущества более асинхронного рабочего процесса

Большинство людей воспринимают отвлекающие факторы и перерывы как неотъемлемую часть ведения бизнеса, однако это совсем не обязательное условие. Вот некоторые из основных преимуществ предоставления сотрудникам большего контроля над тем, когда они подключаются для общения с командой.

• Более счастливые и продуктивные сотрудники. В асинхронной среде нет установленных рабочих часов для общения, сотрудники практически полностью контролируют, как они структурируют свой рабочий день, в соответствии со своими биоритмами и обязанностями.

• Более качественная коммуникация. Асинхронная связь, по общему признанию, медленнее, но она также имеет тенденцию быть более качественной. Люди учатся общаться более четко и основательно, чтобы избежать ненужных разговоров. У них есть время подумать над конкретной проблемой или идеей и дать более вдумчивый ответ. Вместо рефлекторных ответов люди могут ответить, когда будут к этому действительно готовы.

• Планирование снижает стресс. Когда реакция и ответ в последнюю минуту невозможны, необходимо предварительное планирование. Люди учатся более тщательно планировать свои рабочие нагрузки и совместную работу, чтобы у коллег было достаточно времени на просмотр запросов и ответ на них, что ведет к менее напряженной совместной работе и в конечном итоге к работе более качественной.

• Более сконцентрированная работа. Поскольку сотрудникам не нужно следить за каждым сообщением по мере их поступления, они могут выделять большие отрезки непрерывного времени, чтобы выполнять работу, которая приносит наибольшую пользу. Они могут возвращаться для обработки сообщений 1–3 раза в день вместо того, чтобы постоянно переключаться между ними, работой и встречами.

• Равенство часовых поясов. Если сотрудники работают в разных часовых поясах, при асинхронной коммуникации никто не оказывается из-за этого в затруднительном положении. Это означает, что вы не ограничиваете свой кадровый резерв и можете создать звездную и разнообразную команду из людей в любой точке мира.

Однако синхронная связь все еще нужна!

Как и у всего остального, у асинхронной культуры общения есть не только плюсы, но и минусы. Асинхронную коммуникацию необходимо смешивать с синхронной там, где это имеет смысл: например, при встречах один на один или на командных выездных мероприятиях. В конце концов, трудно построить взаимопонимание и личные отношения с помощью одного лишь письменного общения. Также необходимо оставить возможность для быстрой синхронной связи в экстренных случаях — для решения вопросов, которые требуют мгновенного вмешательства. Тем не менее синхронное общение должно быть исключением, а не правилом.

Используйте синхронную связь, если:

• Вы хотите установить взаимопонимание с сотрудниками и коллегами (например, устраивайте встречи один на один или командные).

• Вам необходимо дать критический отзыв или обсудить другие деликатные темы.

• В работе много неизвестных, и вы хотите обдумать различные идеи и решения.

• В работе много подвижных переменных, и вы хотите быстро привести все к единому знаменателю, например устроив встречу по проекту.

• Случилась кризисная ситуация, требующая немедленного внимания, например сбой сервера.

Как создать более асинхронную культуру внутри команды

Будьте готовы к тому, что переход от синхронизации к асинхронизации не произойдет в одночасье — он потребует глубокого изменения инструментов, процессов, привычек и культуры. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять в этом направлении как индивидуально, так и в качестве руководителя.

Что можно сделать индивидуально:

• Давайте максимум. Отправляя сообщение, включите в него как можно больше информации. Визуализируйте с помощью снимков экрана, четко объясните, что вам нужно от другого человека и каков крайний срок. Несколько дополнительных минут на добавление деталей могут сэкономить несколько часов.

• Планируйте заранее, чтобы дать людям время обдумать ваше сообщение. Например, «Я хочу закончить это за два дня и буду благодарен, если ты поможешь» вместо «Мне нужно твое участие в течение следующего часа».

• Всегда проверяйте настройки общего доступа к документам. Кажется мелочью, но если кому-то понадобится запросить доступ, это может привести к задержкам в несколько часов или даже на целый день.

• Отключите уведомления. Вместо постоянного отвлечения на миллион чатов выделите определенные временные блоки в течение дня для их проверки и ответа на электронные письма и сообщения.

• Используйте время ожидания продуктивно. Тревожно ждать, пока человек на том конце даст свой ответ, не такая уж большая проблема: всегда есть над чем поработать.

Что можно сделать в качестве руководителя:

• Поощряйте письмо и общение как основные навыки, которые необходимо освоить. Если человек умеет четко выражать свои мысли, это уменьшает количество разговоров и помогает другим быстрее добраться до сути. В асинхронной коммуникации каждый должен быть немного оратором и писателем.

• Оценивайте людей по результатам. Конечно, вместо того чтобы оценивать их по скорости ответа на сообщения или часам, проведенным на рабочем месте.

• Поощряйте доверие, организованность, независимость и ответственность. Без этих качеств асинхронная коммуникация просто не будет работать. Когда другие могут быть уверены, что вы сделаете все вовремя, вашим товарищам по команде не нужно беспокоиться о том, что вы сдержите свое слово. Это должно работать и в обратную сторону.

• Установите разумные ожидания относительно приемлемого времени отклика. Например, в течение трех часов — ответ на почту, в течение полутора — на мессенджер.

• Используйте инструменты, которые способствуют прозрачности, глубокой работе и асинхронному общению. В частности, лучше не используйте электронную почту для внутренних целей. Хотя ее можно использовать асинхронно, такой формат часто способствует тому, что информация теряется в потоке все новых и новых писем, а когда люди не могут найти нужную информацию, сотрудничество становится менее эффективным.

• Установите правила и каналы связи на случай чрезвычайных ситуаций. Как аварийный механизм можно использовать отдельный мессенджер или даже такое чудо техники, как номер телефона. Однако их использование должно быть приемлемым только в действительно самых крайних случаях — а это обычно не больше 2–3 ситуаций в год. Привыкните к мысли, что большинство вещей не являются срочными и не требуют немедленного ответа.

Вероятно, в будущем наиболее успешные компании и команды сделают сдвиг в сторону асинхронной коммуникации, и это также будут команды, которые не требуют от своих сотрудников постоянного присутствия и уделяют приоритетное внимание тому, чтобы создать пространство для глубокой вдумчивой работы и помочь сотрудникам периодически отключаться от работы и полностью перезаряжаться.

Эксклюзивное исследование сферы корпоративного обучения в России: тренды, практики, инструменты. Опыт 70 компаний совокупной командой 800 000 сотрудников. Скачать бесплатно прямо сейчас.