В течение дня нам встречается немало пожирателей времени: то приходит письмо со срочным вопросом от клиента или очередное уведомление из соцсети, то всех собирают на внезапное совещание, то нужная бумажка все никак не отыщется на рабочем столе, а коллега уже в который раз зовет выйти покурить. В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышла книга бизнес-тренера, эксперта в области HR и личной эффективности Владимира Якубы «Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь». T&P публикуют отрывок, посвященный хронофагам и борьбе с ними.

Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь

Владимир Якуба
Манн, Иванов и Фербер. 2019

Как по-вашему, сколько часов в день вы тратите впустую?

Задумайтесь. Можете даже записать эту цифру. У участников моих тренингов по этой теме, людей образованных, занимающих высокие должности, эта цифра доходила до 2–2,5 часов в день. Меня всегда удивляла такая самокритичность.

Некоторые участники, правда, писали «пять минут» и считали, что все у них в порядке, однако лучше осознавать наличие «убийц» времени и преувеличивать их количество, нежели не видеть их совсем.

Статистика говорит о том, что главный враг рабочего времени — процесс выполнения работы за других людей, по просьбе коллег или приказу начальства.

В группу «временны́х киллеров» входят также неожиданные распоряжения, совещания, общение с коллегами не по делу, просмотр сайтов, ответы на электронные письма и так далее.

Если говорить о типовых «пожирателях времени», то я бы назвал как минимум пять наиболее ярких представителей.

Тайм-киллер № 1. Прерывающие события

Представьте: вы чем-то заняты, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос, звонит телефон или приходит письмо со срочным вопросом от клиента… Каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Приходится тратить время на консультацию, ответ, извинения. После этого вернуться к прежней сосредоточенности на задаче очень трудно. В результате дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня.

Как бороться с прерывающими событиями?

— Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время для того, чтобы перезвонить по пропущенным звонкам.

— Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.

— Переложите часть прерывающих событий на подчиненных, если у вас есть такая возможность. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.

— Ставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами — когда он появляется

на столе, это означает: «Я занят, подойдите через пятнадцать минут».

— Тренируйте концентрацию, учитесь не отвлекаться.

Тайм-киллер № 2. Бестолковая трата времени

Очень опасные «поглотители времени» — мероприятия или события, не отвечающие вашим задачам. К этому типу хронофагов относят корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать «для галочки».

К ним же можно причислить ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает, бесцельную болтовню с коллегами, постоянные перекуры, просмотр социальных сетей.

Как бороться с бестолковой тратой времени?

— Бросьте курить.

— Договоритесь с коллегами или начальством, что вы поприсутствуете только на той части совещания, где нужны лично.

— Если вам не нужно участвовать в обсуждении, договоритесь о возможности заниматься своими делами, не отвлекая коллег.

— Всегда берите с собой гаджет или блокнот, чтобы с пользой провести время возможного ожидания.

Да, поначалу это кажется утопией — не каждый начальник пойдет вам навстречу, да и не всякий сразу решится бросить курить. Однако эти примеры помогут вам разработать свои способы борьбы с непродуктивностью.

Тайм-киллер № 3. Хаос

Неумение оценивать собственные возможности и оптимизировать работу тоже ворует у нас время. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить оперативно и эффективно.

Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегически важные задачи скоро приведет к ухудшению результатов работы.

Как бороться с хаосом?

— Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня, и проанализируйте получившийся список.

— Еще раз перечитайте первые главы этой книги и начните составлять планы на день, неделю, месяц, год.

— В планах на день обязательно закладывайте время на отдых, питание, восстановление сил.

— Определите, какие задачи приоритетны, а какие можно отложить.

— Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.

— Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось собираться повторно.

С окружающим хаосом справиться достаточно просто. Мне помогают в этом два базовых принципа:

1. Без сожаления избавляйтесь от любого барахла на рабочем месте.

Работая в крупной компании — операторе сотовой связи, я обратил внимание, что столы моих коллег выглядели по-разному. У 80% людей они были чем-то завалены, и лишь единицы держали на столе, помимо компьютера, небольшую стопочку бумаг в лотке и канцелярские принадлежности.

Угадайте, кто был более продуктивен?

Да, и вот что еще поразило меня в то время — начальство чаще всего придиралось к тем, кто сидел за чистым столом. А все потому, что эти люди работали, а не демонстрировали бурную деятельность.

Но если на рабочем месте у такого человека мало документов, складывается ощущение, что он бездельник. Вот такой парадокс.

2. Постоянно проводите «чистку» в голове.

Сортируйте дела по степени важности и срочности выполнения, тогда вы успеете сделать все поэтапно, без лишних эмоций. Когда задач чересчур много и все они требуют внимания одновременно, вы можете запаниковать.

Даже на физическом уровне вы демонстрируете, какая неразбериха царит в вашей голове: постоянно порываетесь куда-то бежать, хватаетесь то за одно, то за другое. Действия становятся хаотичными, еще немного, и вас охватит паника.

Такие тревожные метания начинаются, когда вместо сегодняшнего дня излишне переживаешь за вчера и завтра. Придите на помощь своему мозгу, структурируйте поступающие «вводные» хотя бы на листе бумаги или в телефонных заметках.

И еще несколько советов:

— Не держите все в голове. Как-то ехали мы с товарищем и беседовали, причем 90% времени говорил он. Мы давно не виделись, ему было что рассказать. Говорили мы с ним на самые разные темы, начиная с политики и заканчивая книгами.

Слушать его было очень интересно. Если мне нравилась какая-то мысль, я доставал телефон, открывал раздел заметок «Мысли в дороге» и ее записывал. Мне было бы сложно запомнить все, о чем говорил товарищ, но теперь, если будет необходимость, я в любой момент восстановлю в памяти то, что меня заинтересовало.

— Рисуйте. Делайте это постоянно: на встречах, при телефонных переговорах, для себя. Необязательно быть художником — рисуйте как можете, но так, чтобы картинки были вам понятны.

Я чаще всего использую обычные элементы блок-схем: прямоугольники, круги, стрелочки и т. п. Кто-то для визуализаций использует Mindjet, кому-то достаточно обычной бумаги. Выбирайте самый удобный для себя способ визуальной фиксации важных моментов.

— Освойте в своих гаджетах программные продукты, которые помогают систематизировать входящий поток информации.

От себя настоятельно рекомендую хотя бы раз в месяц интересоваться обновлениями в программах, связанных с постановкой задач, организацией работы и фиксацией информации.

Еще лет пять тому назад мы с супругой настроили Google Tasks для походов в магазины и создали разные разделы: аптека, продукты, вещи и так далее. Супруга в восторге, когда у программы появляются обновления и новые возможности. Электронные помощники значительно упрощают и рабочие, и бытовые моменты.

Источник: gorodenkoff / istockphoto.com

Источник: gorodenkoff / istockphoto.com

Тайм-киллер № 4. Беспокойство

Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции, в том числе и те, что препятствуют эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем можно назвать волнение, боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания. Причем эта проблема касается всех нас.

Даже если вы уверены, что не беспокоитесь, в любой момент вы можете ощутить волнение, непонятную тревогу, падение настроения. Как с этим бороться?

— Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.

— Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.

— Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы начать ее решать.

— Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.

— Добавьте физические нагрузки, разнообразные фитнес-тренировки.

— Сформируйте приятный круг общения и становитесь ближе с теми, с кем вам приятно быть рядом или беседовать.

Тайм-киллер № 5. Сверхзагрузка

Зачастую мы ничего не успеваем потому, что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, и не умеем вовремя

проконтролировать результат работы других и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.

Как бороться со сверхзагрузкой?

  1. Освойте технологию конструктивного отказа. Его формула выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива)». […]

  2. Избавьтесь от чувства вины, возникающего, если вы не можете помочь. Совершенствуйте управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или работы по моей индивидуальной программе.

Пора дать бой «пожирателям времени»! Самый эффективный метод борьбы с хронофагами — своевременно их заметить и удалить.

В рубрике «Открытое чтение» мы публикуем отрывки из книг в том виде, в котором их предоставляют издатели. Незначительные сокращения обозначены многоточием в квадратных скобках.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции.